ESSENCE consult

2. De Opportuniteit

Veel bedrijven en organisaties zijn betrokken in projecten zoals:

herdefiniëren van werkwijzen en organisatiemodellen
ontwikkelen van nieuwe bedrijfsactiviteiten en identificeren van nieuwe klanten
commercialiseren van nieuwe producten en diensten
opstarten van "lean" programma's of verbeteringstrajecten
bepalen van nieuwe klantenvereisten om een uniek verkoopsvoorstel te formuleren
implementeren van een nieuw ERP systeem om operationele platforms te standaardiseren
reduceren en optimaliseren van kosten om de winstgevendheid te verhogen

3. De Oplossing

ESSENCE consult volgt een proces- en resultaatgerichte aanpak, met name analyse van de huidige situatie, definitie van de toekomstige situatie, implementatie en evaluatie. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de organisatie, zullen de focus en omvang verschillend zijn.

3.1 Analyse

Procesmodellering is altijd het vertrekpunt van ESSENCE consult en begint met het in kaart brengen van (macro)processen en het uitvoeren van een sterkte-zwakte analyse: wie doet wat, welke parameters worden gemeten en opgevolgd, wie zijn de verschillende betrokken partijen, wat zijn de uitdagingen en bedreigingen, enz.? De bevindingen van deze stap worden samengevat in een ANALYSERAPPORT.

ESSENCE consult heeft een eigen methodiek ontwikkeld die gebaseerd is op het concept van X-stralen. X-stralen worden gebruikt als techniek om de structuur van materialen te onderzoeken. Nu wordt dit echter als concept toegepast in een totaal ander domein. Er wordt gestart met het doorlichten van het bedrijf of de organisatie:

hoe functioneert de huidige organisatie / business (= kristalstructuur),

wat zijn de componenten van de organisatie / business (= moleculen & atomen),

wat zijn de interacties die ervoor zorgen dat processen blijven functioneren (= chemische bindingen)?

3.2 Definitie

Na de analysefase worden de verschillende puzzelstukken samengelegd en wordt een samenvatting gemaakt van wat kan verbeterd worden: zijn de verschillende processen efficiënt, zijn medewerkers bewust van hun verantwoordelijkheden, hoe kunnen werkwijzen vereenvoudigd worden, enz.? Belangrijk in dit stadium is dat de drie componenten (mensen, processen en systemen) goed geïntegreerd zijn. De scope van de toekomstige situatie wordt vastgelegd in een BLAUWDRUKDOCUMENT met een gedetailleerd overzicht hoe de beoogde doelstellingen bereikt kunnen worden, hoe een taakgerichte organisatie kan omgebogen worden naar een procesgerichte organisatie, hoe het bedrijf of de organisatie moet opereren in de toekomst.

3.3 Implementatie

De volgende stap is implementatie en wordt beschreven in een IMPLEMENTATIELEIDRAAD: wat moet er gedaan worden, door wie, wanneer en hoe? Deze leidraad geeft ook sturing wat er gemeten en opgevolgd moet worden teneinde prestaties op een correcte manier te kunnen evalueren. Belangrijk in deze stap is dat ESSENCE consult advies en ondersteuning geeft, faciliteert. Maar om zeker te stellen dat veranderingen op een efficiënte manier ingebed worden, is het de business of de organisatie zelf die haar mensen moet mobiliseren.

3.4 Evaluatie

Na een initiële periode van stabilisatie en consolidatie, wordt een eerste evaluatie uitgevoerd: zijn de verwachtingen ingelost, werkt het procesconcept, zijn verbeteringen zichtbaar en duurzaam, functioneren mensen goed in de nieuwe set-up, zijn veranderingen verankerd in de organisatie, enz.? M.a.w. zijn de '3 E's' in balans: economie, efficiëntie en effectiviteit? In een EVALUATIERAPPORT worden de bevindingen samengevat en worden de krijtlijnen voor de toekomst vastgelegd.